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物业服务企业人力资源管理风险点之十一: 制定员工手册应注意的法律风险


文/宋安成

物业服务企业人力资源管理风险点之十一:

制定员工手册应注意的法律风险

案例:

蒋某于2003年入职某物业公司,月薪2000元。2009年,蒋某所在部门更换了新的部门经理,新的部门经理对蒋某表现不满,加之其他工作中的冲突欲将其辞退。2010年初,部门经理认为蒋某提交的工作记录是假的,与实际不符。而公司员工手册中恰有一条与该行为相符,且依据员工手册公司可以解除劳动合同。公司遂以严重违纪为由将蒋某辞退,并向其发出《劳动关系解除通知书》。蒋某对公司的做法表示不同意,与公司协商未果后,朱某将公司诉至劳动争议仲裁委员会,要求公司支付违法解除劳动合同赔偿金、年假补偿等共计20余万元。

庭审中,企业为了证明以严重违纪辞退员工的合法性,提供了两方面证据,一方面是员工的违纪事实,另一方面是该员工手册经过了民主程序和向员工公示。企业向员工公示员工手册的方式为让员工签字。即企业在一页A4纸上,抬头写明“员工手册”签收表,然后下面打印上每个员工的名字,员工在自己名字旁边手写签名。但因员工较多,一页纸无法签下,故后面页以同样的方式打上员工的名字,让员工在名字后面签字。然而,企业此时存在一个漏洞,即后面的页均没有抬头,页面上显示的就是员工的名字和签字,如此看来,如何证明该签字表就为员工手册签收表?如果是员工签收其他物品的呢?员工正是抓住了企业这一漏洞,对于员工手册签收予以否认,使得企业无法证明其员工手册已经向员工公示,最终导致法院作出了不利于公司的判决。

在企业对员工进行管理时,是否有充分的制度依据是一个很重要的因素。企业必须依据有效的制度来对员工采取相应的管理措施。因此一套完善的员工作息制度、员工工作管理制度和员工奖惩制度是十分的必要的。而根据《劳动合同法》,这些制度要做到合法有效也必须经过一套规定的流程。不少企业往往在这些制度的制订上不够完善,或者忽略了让制度发挥效力的关键流程,为管理留下隐患。

员工手册的推动作用通过员工手册的制订为人力资源制度的合法制订与颁布提供一个良好的经验借鉴,并可有效弥补企业人力资源管理制度在制订或发布过程中一些的合法性缺陷。员工手册并虽是一部企业具体的规章制度,但是它汇集了企业重要的人力资源管理制度,从而可以起到一个企业的“内部法”的作用,其作用等同于一部企业的重要规章制度。根据最高人民法院的有关司法解释,用人单位通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。因此,员工手册的内容通过合法的程序颁布之后,可以作为一个企业约束员工行为的依据,起到一部“企业内部法”的作用,但其前提是,它也必须要通过一套规定的制订和发布程序才能有效发挥它的作用,具体表现在一下几个方面:

(一)员工手册内容要合法

作为企业重要管理制度的汇集,首先员工手册自身的内容要合法。《劳动合同法》明确规定“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。”因此员工手册内容的合法性,要通过企业内部负责法务的人员或企业法律顾问认真审核。

(二)人力资源管理制度制订的程序要合法

《劳动合同法》规定,“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、员工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经员工代表大会或者全体员工讨论,提出方案和意见,与工会或者员工代表平等协商确定。”而很多物业服务企业在制订相关制度时,往往忽略了这一点,只管制订出制度,而忽略了让制度合法产生效力的过程,给劳动争议的解决留下了隐患。因此,人力资源管理制度制订的程序要合法。

(三)人力资源管理制度发布的流程要合法

《劳动合同法》规定“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。”根据这一条,在用人单位没有做好相应的告知手续的情况,当用人单位对违纪劳动者进行处罚时,劳动者可以用“不知道企业有这样一个规定”等类似理由来推卸责任,逃避处罚, 让企业的相关制度成为一纸空文。因此,人力资源管理制度发布的流程要合法。

 

(作者系本刊特约撰稿人、北京盈科(上海)律师事务所高级合伙人)

 


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