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关于物业服务企业应对业主撤销权的对策


/宋安成

关于物业服务企业应对业主撤销权的对策

来,本律师团队处理物业服务合同纠纷案件时,发现存在很多业主撤销权案件,有业主认为业委会、业主大会的决议损害其合法权益而要求撤销相关决议。业主行使撤销权,可能直接影响到《物业服务合同》的履行,事关物业服务企业、业主的切身利益因此,物业服务企业要做好应对业主撤销权的对策

一、撤销权案例简述

案例一:因未按照法定期限提前通知业主召开业主大会,导致撤销续聘物业公司的决议

某小区于2012年形成议事规则,业主大会召开会议前,由业委会(换届工作小组)将会议时间、地点、内容以书面形式向物业管理区域内全体业主公告,同时邀请房屋管理部门和居委会派员参加,并认真听取其意见和建议。某物业公司于2016年起为小区提供物业服务,,因合同到期,业委会对是否续聘事宜打算召开业主大会征询业主意见。业委会于2018年9月5日张贴公告:书面表决票自2018年9月5日起发放,由业主填好后与2018年9月18日17:00前投入投票箱,并于9月19日开会对投票结果进行表决。但该公告并未说明开会的具体时间和地点。2018年9月20日发布表决结果公告,通过了续聘物业公司的决议。2018年10月12日,该小区业主张某认为选举程序不合法向法院起诉。

一审法院认为,根据《物业管理条例》规定,召开业主大会会议,应当于会议召开15日以前通知全体业主。依照文义解释并参照《中华人民共和国民事诉讼法》相关规定,涉及期间开始的时和日,不计算在期间内。据此业委会于2018年9月5日张贴公告,于2018年9月19日召开会议,未能履行在召开会议15日之前告知业主的义务,不符合法规的相关规定。另外,对于召开会议的时间地点,业委会亦无证据证明在会议召开15日前通知张某作为业主参加,可能损害业主的知情权和参与权等合法权益。综上,法院认为业委会于2018年9月19日组织召开的业主大会,没有完全按照法律、行政法规的规定召开,侵害了业主的合法权益,会议通过的决议应当予以撤销。最终法院判决撤销业主大会于2018年9月19日作出的关于续聘物业公司的决议。二审法院维持原判。

案例二:业委会未能按照《议事规则》程序送达及代签选票问题,导致调整物业费的决议最终被撤销

某小区《业主大会议事规则》约定,发布公告,业主大会召开会议前15日,由业主委员会将会议时间、地点、内容以书面形式向全体业主公告……征询意见或投票表决,采用书面征求意见形式的,业主委员会应在投票日期7日前发放征询意见表或表决票……

2016年11月20日,小区业委会发布公告:根据与物业公司沟通协商,拟在原合同的基础上,上调物业服务收费标准,按建筑面积每月每平方米增加0.3元。本次意见征询表于2016年12月10日起由专人送达,回收意见方式表决,未能送达者,以告示形式通知,同时在居委会门口设投票箱。征询截止日为2016年12月20日,截止日前未能反馈意见者视为同意。后业委会对送达时间和征询截止日时间做出更改,征询表于2017年1月10日起送达,征询截止日为2017年1月22日。2018年2月1日,业主朱某认为该决议通过程序不合法,诉至法院。

法院认为,根据小区《业主大会议事规则》约定,召开业主大会需要在召开会议前15日公告会议时间、地点、内容,根据征询意见或投票统计结果形成业主大会议事决定,应当在7日内在物业管理区域内公告。而根据业委会、业主大会提供的证据资料显示,在召开前未公告会议的时间、地点,意见征询表送达情况公告存在瑕疵;同时业主同意票中存在逾170票没有按照要求签名属于非业主代签情况。鉴于业主大会会议确有违反法定程序的事实,不符合《业主大会议事规则》的规定,且业主大会决定通过比例较低,业主大会召开程序瑕疵可能会对结果产生实质影响。因此,法院判决撤销业主大会关于调整物业费的决议。

案例三:业主在知晓业委会或业主大会决议一年后,要求行使撤销权的,法院不予支持

张某系某小区业主,于2004年与开发商签订《车位租赁合同》,取得地下机械车库使用权。2012年6月19日,小区业主大会通过《机动车管理方案(草案)》后,业委会出《关于停车费调整收费标准的决议》,决定上调停车费。该公告与6月24日张贴公布,公布时间为一周。2013年1月,张某等业主认为业委会损害其知情权向法院提起诉讼。5月、12月,张某向小区物业管理企业支付费用,物业公司以“车位管理费”项目开具发票。2018年10月,张某认为调整停车费主体违法,不符合法定程序,向法院提出撤销权诉讼。

一审法院认为,业委会是业主大会的执行机构,依法履行职责。业委员会的决定,应视为代表了小区全体业主的意志,对业主具有约束力。本案中,业委会作出决议后,即时在小区公告栏内张贴告示业主,因公示时间有限,客观上确实存在部分业主不知或不清楚,但现有证据并不能证明作出决议的程序违反相关规定,从而认定业委会的决定、决议不发生效力。此外,2013年张某等人起诉的知情权纠纷一案中,业委会提供的证据已涉及了本案中涉讼的决议,该判决生效后,认定张某决议的具体内容。现张某要求撤销业委会于2012年6月19日作出的《关于停车费调整收费标准的决议》,已超过了法律规定的撤销权的除斥期间。故对张某的诉讼请求不予支持。二审维持原判。

案例四:业主大会决议未符合《议事规则》约定程序但符合法律规定程序,业主主张撤销不予支持

某小区业委会于2018年10月15日通知在任业委会委员及业主代表召开业委会会议,审议物业公司对于公共设施的维修方案。但在会议中因4名业委会成员中两名业委会成员无故缺席,未能形成业委会决议。2018年10月26日业委会发布召开业主大会公告,2018年11月13日发布业主大会表决结果。业委会成员倪某认为因依据业主议事规则因先形成业委会决议方可召开业主大会,故向法院撤销该决议。

法院认为:业主大会作出的涉及小区业主公共利益的决定应当限于法律、法规规定的范围并遵守法律、法规规定的程序。业主大会或业主委员会作出的决定侵害业主合法权益或者违反法律规定的程序的,受侵害的业主可以请求法院予以撤销。本案中,原告作为业委会委员在收到召开业主大会会议通知的情况下未出席会议,导致无法形成业委会决议,在此情况下,原告还要求一定要形成业委会决议才能召开业主大会显然不妥。同时该次召开的业主大会并未违反法律规定的程序,故对本次业主大会的有效性进行确认,驳回原告撤销请求。

二、相关法律法规

1《中华人民共和国物权法》第七十六条 下列事项由业主共同决定:(一)制定和修改业主大会议事规则;(二)制定和修改建筑物及其附属设施的管理规约;(三)选举业主委员会或者更换业主委员会成员;(四)选聘和解聘物业服务企业或者其他管理人;(五)筹集和使用建筑物及其附属设施的维修资金;(六)改建、重建建筑物及其附属设施;(七)有关共有和共同管理权利的其他重大事项。决定前款第五项和第六项规定的事项,应当经专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主同意。决定前款其他事项,应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意。第七十八条 业主大会或者业主委员会的决定,对业主具有约束力。业主大会或者业主委员会作出的决定侵害业主合法权益的,受侵害的业主可以请求人民法院予以撤销。

2 《最高人民法院关于审理建筑物区分所有权纠纷案件具体应用法律若干问题的解释》第十二条 业主以业主大会或者业主委员会作出的决定侵害其合法权益或者违反了法律规定的程序为由,依据物权法第七十八条第二款的规定请求人民法院撤销该决定的,应当在知道或者应当知道业主大会或者业主委员会作出决定之日起一年内行使。

3《物业管理条例》第十四条规定,召开业主大会会议,应当于会议召开15日以前通知全体业主。住宅小区的业主大会会议,应当同时告知相关的居民委员会。业主委员会应当做好业主大会会议记录。

4.《中华人民共和国民事诉讼法》第八十二条 期间包括法定期间和人民法院指定的期间。期间以时、日、月、年计算。期间开始的时和日,不计算在期间内。期间届满的最后一日是节假日的,以节假日后的第一日为期间届满的日期期间不包括在途时间,诉讼文书在期满前交邮的,不算过期。

三、律师建议

业主大会及业委会的决议内容与小区内部的管理事项息息相关。业主大会形成的决议是否符合法定程序、是否损害业主权益,以及业主委员会的授权是否合法,都将直接关系业主管理权利的实现及物业服务企业的切身利益。一旦业主大会或业主委员会的行为损害业主权益,或者不符合法定程序,业主提出撤销权诉讼,最终将直接导致支持决议业主、业委会以及物业服务企业利益受损。为了使业委会所作出的决议更加规范、严谨,本律师基于所列举的业主撤销权案件中的问题,针对召开业主大会事宜提出以下几点建议:

1、 科学制定《业主大会议事规则》,制定灵活且据操作性的流程准则《业主大会议事规则》系召开业主大会的行为手册,一般会包含召开业主大会的公告、签收、送达等事项,议事规则对召开业主大会流程约定需要详细具体且具有可操作性。相较于公告及签收过程选票送达的过程会因业主存在无法联系或房屋已出租的情况,而更容易出现违反议事规则约定或法律规定的情形。本律师建议在制定选票送达方式时,可以制定多种灵活的方式,除了传统当面送达、公告送达的方式以外,可以考虑结合现代互联网科技手段进行送达,包括短讯送达、微信送达、电子邮件送达等方式。这样就可以尽可能通过多种渠道确认表决票送达,从而避免业主因无法获得或知悉选票内容对业主大会提出质疑,也减轻业委会及街道送达选票的难度,同时也有利于业主更多的获得表达意见的方式,有利于业主大会召开选举工作的推进,避免产生撤销权纠纷。

2、  严格遵守《业主大会议事规则》,尽可能避免因违反程序撤销会议决议业主大会议事规则是由全体业主功能制定的用以规范业主大会组织与行为的法律文件,业主、业主大会及业主委员会均应当遵守。一般议事规则中为了能够更好的保障业主的权利,通常对业主大会的召开及表决事项作出一些程序性的规定,例如:约定业委会应当在业主大会召开之前提前公开大会召开的时间、地点以及决议的事项;需要通过征询表进行表决的事项,应当提前将事项内容予以公告,并且给予业主充分的时间进行表决投票。一旦议事规则中对相关期限做出明确约定,业委会在执行的过程中,就应当严格的按照约定的期限和程序进行公示。切不可急于求成,自行缩短相应期限,或者减免应当公示的程序和内容。这些细节问题,最终都有可能因为疏忽,导致整个决议被撤销。因此建议物业服务企业应当与业委会及时沟通,确保其程序合法有效,避免因决议撤销造成损害。

3、 如果业委会在召开会议的过程中出现瑕疵,应当及时补救一旦业委会在会议召开的准备工作中出现瑕疵,例如相关事宜没有及时公告、公告事项缺少重要信息、选票送达情况出现瑕疵等。业委会应当及时采取补救措施,通过重新进行公告,或者补充公告的形式,使业主能够全面知悉大会召开的情况,保障业主的基本权利。同时公告行为作出补正的,应当以新的公告时间为准计算相应期限。这样才能尽可能避免纠纷,保证决议能够有效通过并执行。

4、 召开业主大会中涉及的相关文件应当注意保留,以避免缺乏相关证据而导致败诉的情况这里的证据,既包括发布相关公告的证据,也包括会议决议的证据。即既包括会议准备过程中的工作,也包括会议进行中的工作。对于会议召开前的相关公告,应当在张贴时通过照片或者录像的行使进行保存,同时注意具体时间能够得到证明。另外在会议召开过程中,应当注意会议记录、选票票根的留存,一方面能够证明大会真实召开,同时便有核实决议真实性,另一方面也有利于供业主进行查询监督。这些证据在诉讼中,都有可能影响决议的有效性。

综上所述,无论是物业服务企业还是业主委员会都应当遵守《业主大会议事规则》,按照法定及约定的程序,推进业主大会召开事宜,在约定的期限内及时进行公告,对业主大会召开的时间、地点、决议事项进行及时、全面的公开。这不仅是为了维护广大业主的切身利益,同时也有利于避免作出的决议被撤销,给业主或物业公司造成不必要的损失。

(作者系本刊特约撰稿人、上海锦天城律师事务所高级合伙人)

 

 

 


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